Persoonsgegevens medewerkers

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Zonder deze gegevens kunnen we onze dienstverlening niet uitvoeren. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen, kwaliteiten en/of beschikbaarheid of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen ten aanzien van de functie en/of vanuit opdrachtgevers. Wij vragen je ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is.

We kunnen ook (contact)gegevens van je verzamelen indien je deze hebt geplaatst op publieke middelen, enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk of onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen we je om je interesse te toetsen om je bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Privacystatement. Je bent zelf verantwoordelijk voor persoonlijke gegevens die beschikbaar zijn van jou op/via het internet. Tip: check dit regelmatig en indien je niet wil dat informatie beschikbaar is voor derden, scherm dit dan goed af.

Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens: Bij inschrijving;

  • NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens;
  • geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
  • curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
  • gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die jij zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
  • gegevens over beschikbaarheid en verlof;
  • andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van jou als kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
  • pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis.

Het ID-bewijs mag bij de werving en selectie worden opgeslagen en gecontroleerd om na te gaan of je mag werken in Nederland. Ga je niet binnen vier weken voor ons aan de slag, dan wordt het ID-bewijs verwijderd. Wij zetten ons in voor een inclusieve arbeidsmarkt, waar iedereen die kan, mee mag doen. Gegevens zoals jouw geslacht vragen we op om met je te communiceren, gegevens over leeftijd om je in onze systemen te identificeren en om te bepalen of wij bepaalde verplichtingen hebben (zoals met betrekking tot het loon en of we toestemming nodig hebben van ouders of voogd).

Op het moment dat je voor WegMoo BV kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt;

  • nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning;
  • overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
  • daarnaast verwerken wij soms, ten behoeve van bepaalde functies, gegevens in het kader van een preemployment screening.

Indien je via ons wordt in- en doorgeleend aan een opdrachtgever;

  • gegevens noodzakelijk in het kader van de beperking van de inlenersaansprakelijkheid (zoals NAW, geboortedatum, BSN, soort ID-bewijs, nummer en geldigheidsduur, indien aanwezig: verblijfsvergunning, A1-verklaring, tewerkstellingsvergunning).

WegMoo legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld; gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke godsdienst of levensovertuiging, genetische en biometrische gegevens, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakbond, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens

Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze hr-dienstverlening, waaronder; bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, loopbaanbegeleiding, planning, personeels- en salarisadministratie. Meer specifiek, jouw persoonsgegevens worden verwerkt om;

  • (correct en duidelijk) met je te communiceren;
  • je informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter af te stemmen op jouw wensen en kwaliteiten, dit kan gebeuren door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een vacature-alert);
  • jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn;
  • onze dienstverlening te verbeteren; indien we voor trainingsdoeleinden bijvoorbeeld gesprekken opnemen, zullen we je daar van tevoren over informeren;
  • jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, social media (enkel indien dit voor de functie echt relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven);
  • inzicht te krijgen in bedrijven waar of via wie je mogelijk ingezet wordt of hoe we je kunnen ondersteunen of adviseren bij het zoeken naar werk;
  • je voor te stellen bij onze opdrachtgevers, je zo goed mogelijk volgens jouw wensen en beschikbaarheid en de mogelijkheden bij onze opdrachtgever in te plannen;
  • een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
  • onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinden) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
  • de benodigde acties en administratie uit te voeren in geval wij eigenrisicodrager zijn;
  • een opdracht bij de opdrachtgever vast te leggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
  • jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, waaronder door training, opleiding en testen;
  • jouw loopbaan te begeleiden;
  • voor management doeleinden waaronder; managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
  • kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
  • aanspraak te kunnen maken op subsidies, premiekortingen, loonkostenvoordeel e.d.;
  • als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, pensioen, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen waarbij uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk.

Dat betekent:

Kandidaten als je nog niet voor WegMoo Bv hebt gewerkt

Jouw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot twee jaar na het laatste contact indien je niet voor WegMoo hebt gewerkt. Je krijgt zowel een jaar na het laatste contact als twee jaar na het laatste contact een bericht van ons dat je bij ons staat ingeschreven. Indien je niet meer bemiddeld wilt worden, kun je jezelf uitschrijven. Jouw persoonsgegevens zijn nog drie kalendermaanden beschikbaar in een afgeschermde omgeving (bij Werving & Selectie is deze periode 24 maanden) in verband met claimrisico’s. In deze afgeschermde omgeving zijn jouw gegevens enkel beschikbaar voor WegMoo onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor gestelde doelen en termijnen. Na afloop van genoemde termijnen worden jouw gegevens definitief verwijderd.

Indien je voor WegMoo BV werkt/ hebt gewerkt

Jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na einde dienstverband. Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor WegMoo. Indien je niet meer bemiddeld wilt worden, dan kun je dit aangeven. Je wordt niet meer benaderd en bemiddeld door WegMoo. Uw persoonsgegevens worden in dat geval na twee jaar gearchiveerd in een afgeschermde omgeving. Jouw persoonsgegevens zijn dan enkel beschikbaar voor WegMoo onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor toepasselijke doelen en termijnen.